Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung auf docurent.app ist:

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen. Anfragen zum Datenschutz richtest du bitte an die oben genannte Adresse.

2. Zwei Rollen: unsere Daten und die Daten unserer Kunden

DocuRent ist eine Software für Fahrzeugvermieter. Daraus ergeben sich zwei getrennte Verantwortlichkeiten, die für das Verständnis dieser Erklärung wichtig sind:

• Für die Daten unserer Kunden (der Vermieter) — also Konto, Vertrag, Abrechnung, Nutzung der Website — sind wir Verantwortlicher. Diese Erklärung beschreibt, was wir damit tun.
• Für die Daten, die unsere Kunden über ihre eigenen Mieter in DocuRent einstellen — Kundendaten, Ausweis- und Führerscheinkopien, Mietverträge, Übergabeprotokolle, Fotos, Zahlungen — ist der jeweilige Vermieter Verantwortlicher. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).

Wenn du als Mieter wissen möchtest, welche Daten über dich gespeichert sind, oder wenn du deren Löschung verlangen willst, wende dich bitte an den Vermieter, mit dem du den Mietvertrag geschlossen hast. Wir dürfen diese Daten nicht eigenmächtig herausgeben oder löschen, leiten dein Anliegen aber unverzüglich an den Vermieter weiter.

Unseren Kunden stellen wir auf Anforderung unter hilfe@docurent.app einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zur Verfügung.

3. Aufruf unserer Website

Bei jedem Aufruf werden automatisch Daten übertragen, die dein Browser sendet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Seite, die übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem.

Zweck: Auslieferung der Website, Stabilität und Sicherheit des Systems, Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind.

Gehostet wird DocuRent bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur. Die Server stehen in Deutschland. Der Anbieter verarbeitet die Daten in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO.

4. Konto, Testphase und Vertragsabwicklung

Für die Nutzung von DocuRent legst du ein Konto an. Dabei und im weiteren Verlauf verarbeiten wir:

• Bestandsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Passwort (nur als kryptografischer Hash gespeichert),
• Unternehmensdaten: Firmierung, Anschrift, gegebenenfalls Logo und Angaben für deine Dokumente,
• Vertragsdaten: gebuchtes Abo, Laufzeit, Zahlungsintervall, Anzahl angelegter Fahrzeuge,
• Nutzungsdaten: Zeitpunkt von Anmeldungen und wesentlichen Vorgängen im Konto.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Nach Vertragsende löschen wir die Daten, sobald sie nicht mehr benötigt werden; Rechnungs- und Buchhaltungsdaten bewahren wir entsprechend den gesetzlichen Fristen aus Handels- und Steuerrecht auf (in der Regel sechs bzw. zehn Jahre).

5. Verifizierung von Telefonnummer und Identität

Zur Bestätigung deiner Telefonnummer versenden wir eine SMS mit einem Bestätigungscode. Der Versand erfolgt über die Twilio Ireland Limited, 3 Dublin Landings, Dublin, Irland, die dabei als Auftragsverarbeiter für uns tätig wird.

Für die Auszahlung von Online-Zahlungen ist eine Identitätsprüfung erforderlich. Die dafür nötigen Ausweisdokumente werden unmittelbar an unseren Zahlungsdienstleister übermittelt (siehe Ziffer 6).

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der Verhinderung von Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Zahlungen und Abrechnung

Die Abrechnung des Abos sowie — wenn du sie nutzt — die Online-Zahlungen deiner Mieter laufen über die Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Irland.

Vollständige Zahlungsdaten wie Kartennummern werden direkt bei Stripe eingegeben und von uns weder erhoben noch gespeichert. Wir erhalten lediglich Statusinformationen zur Zahlung sowie die für Rechnungen notwendigen Angaben. Für die Auszahlung an unsere Kunden übermittelt Stripe die gesetzlich vorgeschriebenen Identitäts- und Bankdaten.

Rechtsgrundlagen sind die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere aus dem Geldwäsche- und Steuerrecht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Stripe verarbeitet Daten teilweise auch in den USA; die Übermittlung ist durch Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert.

7. KI-gestützte Dokumentenerkennung

DocuRent kann Angaben aus Ausweisen, Führerscheinen und Fahrzeugscheinen automatisch auslesen, damit sie nicht abgetippt werden müssen. Dazu wird das hochgeladene Bild zur Texterkennung an die OpenAI, L.L.C., 1960 Bryant Street, San Francisco, USA, übermittelt.

OpenAI verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter und verwendet über die Programmierschnittstelle übermittelte Inhalte nach eigenen Zusicherungen nicht zum Training seiner Modelle. Die Übermittlung in die USA ist durch Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert.

Soweit es sich um Dokumente handelt, die ein Vermieter über seinen Mieter einstellt, erfolgt diese Verarbeitung in dessen Auftrag (siehe Ziffer 2). Der Vermieter entscheidet, ob er die Funktion nutzt.

8. E-Mail-Versand

E-Mails — etwa zur Bestätigung deiner Adresse, zu Rechnungen oder zu Vorgängen in deinem Konto — versenden wir über die STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, die dabei als Auftragsverarbeiter für uns tätig wird. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

9. Anmeldung mit Google

Du kannst dich alternativ mit einem Google-Konto registrieren und anmelden. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Nutzt du diese Möglichkeit, übermittelt Google uns deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und eine Konto-Kennung. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Nutzungsvertrags auf deine Anfrage hin (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Nutzung ist freiwillig; eine Registrierung mit E-Mail-Adresse ist gleichwertig möglich.

10. Terminbuchung für ein Erstgespräch

Über unsere Terminseite kannst du ein Beratungsgespräch buchen. Dabei verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, deine Telefonnummer, den gewünschten Termin, eine optionale Nachricht sowie die E-Mail-Adressen weiterer Teilnehmer, die du selbst hinzufügst.

Der Termin wird in unserem Kalender bei der Google Ireland Limited eingetragen, damit Einladung, Erinnerung und Videokonferenz automatisch erzeugt werden können. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf deine Anfrage hin (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Über den dir zugesandten Link kannst du den Termin jederzeit selbst verschieben oder absagen.

11. Buchungsseiten unserer Kunden

Jeder Kunde kann eine öffentliche Buchungsseite betreiben (erreichbar unter docurent.app/v/… oder einer eigenen Domain). Sendet ein Interessent dort eine Anfrage, verarbeiten wir die eingegebenen Kontakt- und Anfragedaten ausschließlich im Auftrag des jeweiligen Vermieters und leiten sie in dessen Konto weiter. Verantwortlicher für diese Daten ist der Vermieter, der auf der Seite genannt ist.

12. Cookies und Reichweitenmessung

Technisch notwendige Cookies setzen wir ohne Einwilligung ein, weil ohne sie kein Login und keine sichere Formularübertragung möglich wäre (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dazu zählen das Sitzungs-Cookie, ein Sicherheits-Token gegen Formularmissbrauch, die Speicherung deiner Cookie-Entscheidung sowie eine zufällige Besucherkennung für unsere eigene, nicht an Dritte übermittelte Reichweitenmessung.

Nur mit deiner Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) setzen wir zusätzlich ein:

• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited, Dublin) zur Auswertung der Websitenutzung — Cookies der Form _ga,
• Google Ads und Google-Conversion-Messung (Google Ireland Limited) zur Messung des Erfolgs unserer Anzeigen — Cookie _gcl_au,
• Meta-Pixel (Meta Platforms Ireland Limited, Dublin) zur Messung und Ausrichtung unserer Anzeigen auf Facebook und Instagram — Cookie _fbp,
• Contentsquare (Contentsquare SAS, Paris, Frankreich) zur Analyse des Nutzungsverhaltens, etwa Klick- und Scrollverhalten, zur Verbesserung der Seite — Cookies der Form _cs_.

Diese Dienste können Daten auch außerhalb der EU, insbesondere in den USA, verarbeiten. Die Übermittlung stützt sich auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission beziehungsweise auf die Zertifizierung der Empfänger nach dem EU-US Data Privacy Framework. Trotz dieser Garantien lässt sich ein Zugriff staatlicher Stellen im Empfängerland nicht vollständig ausschließen.

Deine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem du im Cookie-Hinweis „Einstellungen" öffnest und deine Auswahl änderst oder die gesetzten Cookies in deinem Browser löschst.

13. Schriftarten

Zur einheitlichen Darstellung binden wir Schriftarten von Google Fonts (Google Ireland Limited) ein. Beim Aufruf der Seite wird dabei deine IP-Adresse an Google übertragen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

14. Kontaktaufnahme

Nimmst du per E-Mail an hilfe@docurent.app oder über die im Impressum genannte Telefon- bzw. WhatsApp-Nummer Kontakt zu uns auf, verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen die Korrespondenz, sobald sie nicht mehr erforderlich ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

15. Deine Rechte

Dir stehen gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an hilfe@docurent.app.

Unabhängig davon steht dir ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden.

16. Datensicherheit

Die Übertragung zwischen deinem Gerät und unseren Servern ist durchgehend mit TLS verschlüsselt. Passwörter speichern wir ausschließlich als kryptografischen Hash. Hochgeladene Dokumente sind nur über zugriffsgeschützte Adressen erreichbar. Darüber hinaus treffen wir technische und organisatorische Maßnahmen, um deine Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unser Angebot oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir unsere Kunden zusätzlich per E-Mail.